IP Box: Skuteczny Sposób na NIŻSZE PODATKI czy BIUROKRATYCZNY KOSZMAR?

Materiał o charakterze komercyjnym, powstał przy współpracy z kancelarią PRAVNA GROUP.

Autor artykułu: Aleksandra Borowska – ekspert ds. IP Box w PRAVNA GROUP Sp. z o.o. i specjalistka od podatków w IT. W Pravna Group stoi na czele zespołu, który pomógł już ponad 4000+ programistom zadbać o ich własne podatki. 

Jeśli samemu nie zainteresujesz się podatkami, podatki zainteresują się Tobą. Takie są reguły gry do których, każdy z nas — chcąc lub nie chcąc — musi się dostosować. Na szczęście w branży  IT, nie jesteśmy skazani na olbrzymie obciążenia fiskalne, które co roku spędzają sen z powiek wielu przedsiębiorcom. Wszystko dzięki wprowadzonej kilka lat temu uldze IP Box. Dla wielu jest to złoty środek i skuteczny sposób, aby zmniejszyć obciążenie podatkowe. Jednak każdy kij ma dwa końce. To, co dla Ciebie jest wybawieniem i potencjalnymi oszczędnościami, dla innych może być powodem do zmartwień. Formalności i potencjalne kontrole z Urzędu Skarbowego potrafią naprawdę wpłynąć na codzienne samopoczucie. Czy słusznie? Czy IP Box to biurokratyczny koszmar, czy realna i bezpieczna szansa na niższe podatki? 

Na podstawie ponad 4000 uzyskanych ulg IP Box (ze skutecznością 99,8%!) na to pytanie odpowie Aleksandra Borowska, ekspert ds. IP Box w Pravna Group — bez prawniczego języka, niezrozumiałych formułek i zostawiania miejsce na domysły. Na podstawie researchu ilości zrealizowanych ulg, można powiedzieć, że Pravna jest #TOP1 w Polsce w uldze IP Box dla programistów. 

Zaznaczamy, że artykuł ma charakter wyłącznie edukacyjny, a podane informacje wynikają z naszych obserwacji i doświadczenia. Pamiętaj, że wszelkie decyzje finansowe, podatkowe, czy inwestycyjne podejmujesz na własną odpowiedzialność. W razie wszelkich wątpliwości zachęcamy do indywidualnego kontaktu z kancelarią PRAVNA Group.

Czym jest ulga IP BOX? 

Zacznijmy od podstaw. IP Box to ulga w prawie podatkowym, która pozwala obniżyć podatek dochodowy do 5% (z 19%, jeśli jesteś na podatku liniowym lub 12%/32%, w przypadku skali podatkowej). Skierowana jest do programistów oraz osób wytwarzających własność intelektualną i sprzedających prawa autorskie do wytworzonego utworu. Prace zakwalifikowane do ulgi muszą mieć charakter innowacyjny. W świetle prawa, do ulgi IP Box zaliczane są wszelkie prace polegające na kodowaniu, dzięki którym wytwarzane są nowe treści.

Uwaga: Ulgę IP Box można zastosować w przypadku rozliczania się w formie skali podatkowej lub podatku liniowego. Jeśli rozliczasz się w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, IP Box nie będzie miał zastosowania.

Kto może skorzystać z ulgi?

Ulga IP Box skierowana jest do osób:

• fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę,
• rozliczających się podatkiem liniowym lub na skali podatkowej,
• realizujących prace prowadzące do wytworzenia, ulepszenia lub rozwinięcia kwalifikowanego IP,
• posiadających zestaw umów i faktur za rok podatkowy.

Z ulgi mogą skorzystać m.in.:

• Programiści, 
• Programiści maszyn CNC, 
• Devops – jeśli wykonywane są czynności związane z kodowaniem, 
• Testerzy automatyzujący, 
• Architekci oprogramowania,
• Scrum masterzy – jeśli wykonywane są czynności związane z kodowaniem,
• Twórcy gier.

Nie masz pewności, czy możesz skorzystać z ulgi IP Box? 

Kto nie może skorzystać z ulgi? 

Z ulgi nie możesz skorzystać, jeśli: 

• prowadzisz swoją działalność na zasadach ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, 
• jesteś zatrudniony na umowie o pracę,
• jesteś managerem lub zarządzasz zespołami IT, które nie zajmują się bezpośrednio tworzeniem kodu,
• jesteś product ownerem lub testerem manualnym.

Czy IP Box w 2024 r. ciągle się opłaca?

Zanim zagłębimy się w to, jak uzyskać ulgę IP Box i czy wiążą się z tym jakieś ryzyka, warto najpierw odpowiedzieć na podstawowe pytanie: ile na tym zyskasz? 

Czy w 2024 roku ulga IP Box nadal się opłaca i czy warto się o nią ubiegać? 

Przykład:

Zarabiasz 15 000 zł netto miesięcznie, a Twoje koszty wynoszą 300 zł. Na 12% ryczałcie, w ujęciu rocznym, zapłacisz 27 494,10 zł zryczałtowanego podatku dochodowego. Przy podatku liniowym będzie to 39 865,90 zł.

Teraz porównajmy to z podatkiem liniowym z ulgą IP Box. Kwota do zapłaty maleje do 16 859,99 zł. Dzięki uldze IP Box zaoszczędzisz więc – w porównaniu z ryczałtem – aż 10 634,10 zł w skali roku. Natomiast, gdy zestawimy podatek liniowy bez ulgi i z jej uwzględnieniem, oszczędność wzrasta do ponad 23 000 zł rocznie. 

kliknij aby powiększyć

*Wyliczenia są dokumentem poglądowym i finalne zwroty, obliczone przez doradcę podatkowego mogą się różnić. Wykonane zostały przy kosztach 300 zł miesięcznie + mały ZUS (uwzględnione zostały stawki obowiązujące w 2023 roku). 

Jak ubiegać się o ulgę IP Box?

Wszystko zaczyna się od wniosku. Potrzebujesz do niego przede wszystkim dwóch dokumentów: indywidualnej interpretacji podatkowej i ewidencji IP Box. 

Indywidualna interpretacja podatkowa to dokument wydawany przez KIS w celu potwierdzenia możliwości skorzystania z ulgi. Aby ją uzyskać, musisz zwrócić się do Krajowej Informacji Skarbowej. Udziela ona odpowiedzi, czy prawidłowo stosujesz przepisy podatkowe, na przykład czy zgodnie z prawem korzystasz z ulg podatkowych albo, czy możesz skorzystać z nich w przyszłości. Pozytywna interpretacja zapewnia niemal 100% ochronę w razie kontroli Urzędu Skarbowego.

Ewidencja IP Box to dokument, który składa się z dwóch części: wykazu pracy i wykonanych projektów oraz dokumentu przypominającego księgę przychodów i rozchodów. Wskazujesz w nim faktury, które kwalifikują się do Twojej ulgi. 

Na końcu przygotowujesz PIT/IP, czyli rozliczenie ulgi IP Box.

W przypadku współpracy z naszą kancelarią rozliczanie ulgi IP Box wygląda w następujący sposób:

1. Nasz doradca podatkowy skontaktuje się z Tobą w ciągu 2-3 dni roboczych.
2. Analizujemy dostarczoną dokumentację. Na napisanie wniosku do KIS mamy 7 dni.
3. Wysyłamy wniosek do KIS. Czas na jego rozpatrzenie wynosi 3-6 miesięcy.
4. W ciągu 14 dni od otrzymania uzupełnionej ewidencji IP BOX przygotowujemy PIT/IP (rozliczenie ulgi IP BOX).
5. Zeznanie podatkowe składamy do urzędu skarbowego. Ma on na wydanie zwrotu maksymalnie 45 dni.

Ewidencja IP Box w praktyce — jak prowadzić ją prawidłowo?

Aby poradzić sobie z ewidencją, wystarczy pamiętać o kilku ważnych rzeczach. Przede wszystkim trzeba ją przygotować w taki sposób, aby w rocznym zeznaniu podatkowym można było wykazać łączną sumę: przychodów, kosztów podatkowych, dochodów, strat, dochodów podlegających opodatkowaniu stawką 5% oraz dochodu, który nie będzie podlegał preferencyjnemu opodatkowaniu. Pamiętaj też o wyodrębnieniu każdego kwalifikowanego prawa własności intelektualnej, z którego uzyskujesz przychody. 

Prawidłowo prowadzona ewidencja stanowi potwierdzenie, dla jakich obszarów swojej działalności korzystasz z IP Box. Nie wymaga to więc wbrew pozorom bardzo dużo czasu, a raczej skrupulatności i wiedzy, w jaki sposób taką ewidencję prowadzić. 

Każda osoba korzystająca z ulgi IP Box ma obowiązek prowadzić ewidencję. Wielu się tego obawia. To prawda, że nigdzie nie wskazano jej urzędowego wzoru, ale… w Pravnej dajemy Ci swój, już sprawdzony, co znacznie ułatwia zadanie. Jeden z naszych klientów stwierdził: straszyli ewidencją, a mi zajęło to jeden wieczór.

Ewidencja a oznaczanie faktury jako GTU_12 – konieczność, czy wybór?

Co właściwie oznacza GTU?​ To grupy towarowo-usługowe oznaczone kodem od 01 do 13. Nie obejmują one wszystkich towarów i usług – dotyczą tylko tych wskazanych w Rozporządzeniu GTU dostaw lub usług świadczonych przez przedsiębiorcę. 

Działalność programistyczna, czyli świadczenie usług w zakresie prac rozwojowych podlega pod kod GTU_12. Wszystkie faktury sprzedaży objęte IP Box powinny więc zawierać wskazany kod. Ten warunek nie dotyczy wyłącznie podatników zwolnionych z VAT. Kod nie musi być jednak widoczny na fakturze – wystarczy, że zostanie ujęty w strukturze JPK_V7 wysyłanym do urzędu. 

Jak długo należy trzymać dokumenty, potwierdzające prawo do korzystania z ulgi?

Zgodnie z przepisami podatkowymi przedsiębiorcy w Polsce powinni przechowywać dokumentację przez okres co najmniej pięć lat. Termin liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności ostatniego zobowiązania podatkowego. Jeśli w 2020 roku rozliczaliśmy rok 2019, pięcioletni termin rozpoczyna się z momentem zakończenia 2020 r. Ta sama zasada obowiązuje również w przypadku dokumentów potwierdzających prawo do korzystania z ulgi IP Box. 

Czy zdarzają się przypadki podważenia ewidencji przez Urząd Skarbowy? 

Urząd Skarbowy ma prawo podważyć ewidencję IP Box, jak każdy inny element związany z rozliczeniami w Twojej firmie. Warto jednak podkreślić, że Urząd nie szuka na siłę „haczyka”, aby nie przyznać Ci ulgi. Czynności sprawdzające zazwyczaj ograniczają się do wymiany maili lub rozmowy telefonicznej, podczas której urząd prosi o przesłanie interpretacji indywidualnej oraz ewidencji IP Box, a następnie weryfikuje te dokumenty przed wydaniem zwrotu. Dzięki takim czynnościom masz pewność, że nikt nie cofnie Ci ulgi później – już po wydaniu zwrotu. 

Jakie koszty kwalifikują się do IP Box?

Zacznijmy od tego, co możemy nazwać kosztem. Koszty w przypadku IP Box muszą mieć związek z wytworzeniem lub ulepszeniem konkretnego prawa własności intelektualnej i z pracami rozwojowymi/badaniami naukowymi nad nim. Dzielimy je na bezpośrednie i pośrednie.

Przepisy nie zawierają katalogu kosztów kwalifikowanych. W odniesieniu do katalogu wydatków, które mogą stanowić koszty uwzględniane przy obliczaniu wskaźnika nexus, wskazuje się wydatki na m.in.:

• leasing samochodu;
• eksploatację samochodu (paliwo, serwisowanie, przeglądy, ubezpieczenie OC/AC);
• transport (inny niż samochód prywatny) – usługi taksówkarskie, bilety kolejowe;
• sprzęt elektroniczny (np. komputer, monitor, telefon, drukarka, akcesoria komputerowe, minikomputery);
• subskrypcje portali branżowych umożliwiających szkolenia i podnoszenie kwalifikacji;
• literaturę branżową (IT);
• usługi telekomunikacyjne (abonament internetowy);
• usługi księgowe, usługi doradztwa podatkowego;
• usługi hotelarskie;
• składki na ZUS (ale tylko wtedy gdy są zaliczane jako koszty uzyskania przychodów, a nie odliczane od dochodu), ponoszone w związku z prowadzoną bezpośrednio przez Wnioskodawcę działalnością B+R związaną z wytworzeniem oprogramowania.

Jakich kosztów nie można uwzględnić przy IP Box?

Nie możesz uwzględnić kosztów, które nie mają bezpośredniego związku z kwalifikowanym IP, czyli z jego wytworzeniem, rozwinięciem, czy ulepszeniem. Są to m.in.:

• odsetki,
• opłaty finansowe np. opłaty za prowadzenie rachunku, za przelewy,
• koszty związane z nieruchomościami,
• koszty pracy własnej. 

Czym są koszty kwalifikowane?

Koszty kwalifikowane to takie, które bezpośrednio przekładają się na uzyskanie przychodu z danego prawa własności intelektualnej. 

Kontrola ulgi IP Box – nie taki diabeł straszny

Słowo kontrola budzi przerażenie i negatywne skojarzenia. Tymczasem „kontrola” w przypadku ulgi IP Box to tak zwane czynności sprawdzające. Ich zadaniem jest formalna ocena poprawności dokumentów rozliczeniowych oraz weryfikacja poniesionych przez nas wydatków i osiągniętych dochodów. Urzędnicy chcą sprawdzić, czy w ramach prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej wytwarzamy, rozwijamy lub ulepszamy prawa należące do katalogu praw kwalifikowanych oraz czy 5% stawkę stosujemy jedynie do dochodu z tych praw.

Czego spodziewać się podczas kontroli? 

Czynności sprawdzające rzadko odbywają się w formie osobistej wizyty, najczęściej kontakt ogranicza się do rozmowy telefonicznej lub wymiany maili. Urzędnicy weryfikują m.in.:

• umowy z kontrahentami, 
• faktury sprzedaży i zakupów, 
• ewidencję i interpretację IP Box 
• inne dokumenty, w zależności od praktyki danego urzędu,
• to, czy prawa, które rozwijasz i ulepszasz w ramach swojej działalności badawczo-rozwojowej, należą do katalogu praw kwalifikowanych.  

Czy Urząd Skarbowy może poprosić o dodatkowe dokumenty?

Urząd ma prawo poprosić o dodatkowe dokumenty. Jeżeli starasz się o ulgę IP Box razem z Pravną, podstawowa pomoc przy czynnościach sprawdzających jest zawsze bezpłatna. Jeśli urząd poprosi Cię o przesłanie dodatkowych dokumentów, my wskażemy, co trzeba wysłać. Masz nasze wsparcie na każdym etapie. 

Czy są pewne, powtarzalne punkty, które US najczęściej sprawdza lub podważa? Na co najbardziej uważać?

Głównym celem czynności sprawdzających prowadzonych przez Urząd Skarbowy jest sprawdzenie, czy w ramach swojej działalności badawczo-rozwojowe rozwijasz, wytwarzasz lub ulepszasz prawa, które należą do katalogu praw kwalifikowanych. 

Na co uważać? Bardzo ważny jest zapis o przekazaniu praw autorskich w umowie. Nie zapomnij o tym. 

Większość naszych klientów przeszła tzw. czynności sprawdzające lub tradycyjną kontrolę skarbową. Wszyscy, którzy dostarczyli komplet dokumentów, przeszli kontrolę pozytywnie. Zanim zaczniesz korzystać z ulgi IP Box, postaraj się o indywidualną interpretację od Krajowej Informacji Skarbowej. Daje Ci ona niemal 100% ochronę i jest podstawowym dokumentem sprawdzanym przez US. Jeśli KIS stwierdził, że kwalifikujesz się do ulgi, kontrola to czysta formalność.

Podsumowanie 

IP Box – skuteczne narzędzie optymalizacji podatkowej czy biurokratyczny koszmar? Dla wielu IP Box kojarzy się z górą formalnością i kontrolami skarbowymi. Oczywiste jest to, że pewnej dokumentacji nie przeskoczymy. Jednak to żaden wysiłek w porównaniu z tym, ile dzięki temu zyskujemy. Z pomocą profesjonalistów można przejść przez cały proces bez stresu i zwiększyć swoje szanse niemalże do 100% na pozytywne rozpatrzenie wniosku.  

IP Box to bezpieczne rozwiązanie podatkowe, dzięki któremu obniżysz podatek dochodowy do 5% (z 19% lub 12/32%) i oszczędzisz nawet 24 tysiące złotych rocznie. Jeśli dobrze wszystko przygotujesz i zrozumiesz, jak to działa, IP Box przyniesie Ci sporo oszczędności — zwłaszcza że ulgę możesz rozliczać wstecz. 

B2B, biznes, Ewidencja IPBox, Finanse, IPBox, IT, Optymalizacja, Podataki, PRAVNA, PRAVNA GROUP, Prowadzenie firmy, Ulga podatkowa